現地採用

【現地採用】Tax Clearance タックスクリアランスについて:転職・本帰国時には忘れずに!

こんにちは、くろこ(KUROKO)です!

マレーシア国内で転職する際やマレーシアから帰国する際のTax Clearance(タックスクリアランス)の手続きについて解説します。

外国人の場合、Taxの手続きを完了していないと最悪再入国ができないなど、この辺りはマレーシアは厳しいので手続きを完了させてから帰国することを強くオススメします!

くろこ
くろこ
この記事はこんな人にオススメ!

  • Tax Clearance(タックスクリアランス)について知りたい方
  • マレーシア国内で転職する、したい方
  • マレーシアから日本へ帰国される方

 

手続方法の流れ

以下がざっくりとした手続きの流れです

  1. HRよりTax関連の書類が届く
  2. Tax Officeに必要書類を提出する
  3. 14日間営業日後、タックスクリアランスレターが届く
  4. Taxの過不足分の入金・送金、給料のHOLDが解除される

必要書類や流れは、その時や人によって異なる場合もありますので、最終的に必要な書類などはTax Officeに確認することをオススメします!

またマレーシア国内で転職の際には、タックスクリアランスが必要ないという話も聞きますが、私の経験や周りの話を聞く限りでは転職でも基本タックスクリアランスは行っているようです。

毎年行う確定申告とは別の手続きになりますので、以下のページも併せて参考にしてください。

【マレーシア現地採用】マレーシアでの確定申告について:1年に1回忘れずにこんにちは、くろこ(KUROKO)です! マレーシアで現地採用として働いた際に、外国人が納める税金は1つ所得税のみです。 所得税は会...

1:HRよりTax関連の書類が届く

通常退職日の30日前までにTaxは提出しないといけないというルールがあります。

そのため会社からはそれまでには書類が届くかと思いますが、Tax officeの処理も時間がかかるため、それより前にもらえないか確認するのもオススメします。

HRからは以下の書類をもらう必要があります。

  • CP22・CP21
  • EAフォーム(転職・退職する当年のフォーム)
  • TAX BORNE LETTER
  • PCB 2

会社が一式用意してくれると思いますが不足分があれば確認します。

CP22・CP21は転職と退職で必要な書類が変わります。

  • CP22 → 転職する場合
  • CP21 → 日本へ帰国する場合(マレーシアから出国する場合)
右上に書類番号が記載(CP21 帰国用)
CP22 転職用

 

2:Tax Officeに必要書類を提出する

先に説明しておきますと、タックスクリアランスは以下の方法で申請が可能です。

  • E-SPCで申請(オンライン申請)
  • マニュアルで申請(Tax officeに直で申請)

オンラインで申請できるの!?と思ったかもしれませんが、外国人である私たち日本人の場合、オンライン申請で完結しない場合がほとんどです。

私は会社がE-SPCで初め申請していましたが、のちにパスポートのコピーをハードコピー(データではなく印刷した状態)での提出が必須という連絡がTax Officeからありました。

なので、オンラインでの申請はほぼ不可能だと思った方が良いです。

帰国まで時間がない状態で手続きもする場合が多いと思いますので、HRから書類が来たらすぐにタックスオフィスに行くことをオススメします。

転職と本帰国の場合でも提出書類が異なり、担当者や個人によっても違うことを言われることもありますが、とりあえず全部持っていくと何度もTax Officeに行く手間が減らせます。

 

本帰国の場合の必要書類

  • CP21(会社用意)
  • EAフォーム(会社用意)
  • TAX BORNE LETTER(会社用意)
  • PCB 2(会社用意)
  • A copy of employment contract(直近の会社のオファーレターなど)
  • Resignation / Termination Letter(退職日が記載されている必要あり)
  • パスポート全コピー(表紙、裏面全て必要・パスポートも当日確認されるので持参必須)
  • List in and out from Malaysia(出入国記録)
  • BEフォーム(帰国年の申請が必要)
  • 領収書(帰国年の控除を申請する場合)
  • これまでのEA Form(マレーシアで働き始めてからの年全て)
  • 今まで控除申請していた領収書
  • 航空券(帰国予定のもの)
転職の場合の必要書類

  • CP22(会社用意)
  • EAフォーム(会社用意)
  • TAX BORNE LETTER(会社用意)
  • PCB 2(会社用意)
  • A copy of employment contract(転職先のオファーレター)
  • Resignation / Termination Letter(退職日が記載されている必要あり)
  • パスポート全コピー(表紙、裏面全て必要・パスポートも当日確認されるので持参必須)
  • List in and out from Malaysia(出入国記録)
  • BEフォーム(転職の年)
  • これまでのEA Form(マレーシアで働き始めてからの年全て)
  • 今まで控除申請していた領収書

オフィスに出向いで提出する場合には、すべて印刷しておく必要があります。

分かりにくい書類について解説します。

List in and out from Malaysia(出入国記録)

転職・本帰国ともに必要書類

マレーシアの出入国を記載した用紙になりますが、転職・帰国する際どちらでも必要になります。

原本がない場合にはタックスオフィスでももらうことが可能です。

出入国が多い人は記載も大変になりますので、事前にメモしておくと良いです。

日数については、こちらのサイトを使うと簡単に計算ができます。

記載する範囲としてはマレーシアに就労ビザ取得後入国した年度から、提出時の年度までをすべて記入する必要があります。

こちらの書類は提出する際に、パスポート(コピーでなく現物)と記載内容を担当者がその場でチェックされますので、間違っていた場合にはその場で修正も可能です。

 

BEフォーム

転職・本帰国ともに必要書類

提出する際は年度を提出年に修正して提出

 

マレーシアで働いている方は、オンラインで確定申告をしていると思いますがタックスクリアランスをするときは、紙で提出する必要があります。

タックスオフィスでBEフォームはもらえますので、聞きながら記載すればOKです。

またライフスタイル控除などの申請も退職年度でも可能なので、申請する場合には領収書のハードコピーも持参する必要があります。

 

これまでのEA Form(マレーシアで働き始めてからの年全て)

転職・本帰国ともに必要書類

マレーシアで働き始めて、初めてタックスクリアランスをする場合には、マレーシア就業年度からの全てのEAフォームの提出が必要な場合があります。

例で説明します。

例1)2020年4月1日マレーシアで就業開始→2022年12月31日退職(転職0)

  • 2020年EAフォーム
  • 2021年EAフォーム
  • 2022年EAフォーム

転職していない場合には、現職の会社が全てのEAフォームを付けてくれているかもしれませんが、ない場合には会社に発行してもらうか自分で保存したものをハードコピーで持っていく必要があります。

例2)2020年4月1日マレーシアで就業開始→2022年12月31日退職(転職1:2021年に転職)

  • 2021年EAフォーム
  • 2022年EAフォーム

転職している場合には、転職時にタックスクリアランスをしているはずなので、その時にすでに提出していたEAフォームは不要になるケースがほとんどです。

ですが、提出してくださいと言われた場合には、素直に提出した方が楽なので印刷しておくといいかもしれません。

私は例2に該当していたので、タックスクリアランス時に提出したEAフォームは持っていきませんでした。

 

今まで控除申請していた領収書

転職・本帰国ともに必要書類

今まで確定申告で控除申請をしていた場合には、領収書のハードコピーを提出する必要があります。

毎年の確定申告をオンラインで申請する時には、領収書の提出は必要がない場合がほとんどです。

ただしタックスクリアランスの時には提出を求められるケースが多いので、書類の整理は毎年しておくことをオススメします。

こちらについても、私は転職時に一度タックスクリアランスを行なっていて、その時に提出していた領収書の提出は求められませんでした。

確定申告の領収書は通常7年保管が原則とされているので、申請する場合には必ず保管しておきましょう!

またマレーシアの紙の領収書は印字が薄くなりがちなので、スキャンなどして金額などが読み取れるようにしておくと良いと思います。

データで保存しても印刷して提出すれば、受け取ってもらえます。

 

3:14日間営業日後、タックスクリアランスレターが届く

レターの表紙はこんな感じです

タックスクリアランスレターが発行されるまでに、通常14日営業日ほどかかります。

くろこ
くろこ
私の場合は、実質9日間で完了してもらえました!

急いでいる場合には、提出する際に担当者にその旨を伝えた上で、受付の担当者のメールアドレスを聞いておくことをおすすめします。

HASILのホームページから問い合わせすることも可能ですが、返答に時間がかかることが多いです。

直接担当者にメールをする方が比較的早く返信が来ることが多いです。(担当者によりますが)

完了すると自分にはメール(書面で送ると言われたら必ずメールでと伝えた方がベスト)、会社には郵便でそれぞれタックスクリアランスレターが送られます。

郵送だと届くまでに時間もかかりますので、自分にメールで届いた時点で会社にレターを転送するようにします。

 

4:Taxの過不足分の入金・送金、給料のHOLDが解除

タックスクリアランスレターには、taxの支払いに過不足があるかが記載されていますので届いたら必ず確認しましょう。

私の場合は過払金があったので、レターが届いた時点では何もする必要がありませんでした。

不足分があった場合には、振込を自身でするか会社が振込を代行した上で給料から天引きして、最終の給料を振り込んでくることもあります。

給料がタックスクリアランスが完了するまでHOLDされていると思いますが、完了すると給料の支払いが進むかと思いますので、最終給料支払日などを確認します。

転職時はマレーシアにいる状態で手続きが進みますが、本帰国の場合は日本帰国後に手続きが完了したり振込される可能性もありますので、マレーシアにいる間に確認しておくと良いです。

またHASILのMY  TAXからオンラインで確認する方法もあります。

 

HASILのMY TAXから自分のTAXを確認する方法

自分のTAX状況はMY TAXから確認することが可能です。→MY TAXはこちら

右上のログインを押すと、ログインが可能

 

ログインすると自分のTaxの状況を確認することが可能です。

タックスクリアランスした際にも、ここから過払金の返金ステータスなども確認することが可能な場合があるようです。

Latest Approved Tax Refundインフォーマークを押します。

以下のような画面になるので、Refundを押すと金額や返金状況が確認できます。

Refund金額と進捗状況が確認可能

実際の返金のタイミングはメールでお知らせが届きます。

返金状況以外にも今までのTaxの申請状況やタックスクリアランスの進捗状況なども確認できます。

e-spcで申請した場合には、タックスクリアランスの状況も確認可能

 

自分が納めた税金の状況や確定申告した過不足金の調整なども確認できます。

Ledgerを押して、金額のところを押すと各年の詳細な内容が確認可能です。

  

 

まとめ

初めてタックスクリアランスする際には必要書類が多く、大変かと思いますが事前に知っておくと書類の準備がしやすいと思います。

  • 必要そうな書類はすべて準備する
  • 担当者のメールアドレスをゲットする
  • 領収書は必ず保管、すぐに提出できるようにする

以上最後までお読みいただきまして、ありがとうございました!

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